ВИКЛЮЧЕННЯ НОРМИ ПРО ФАКСИМІЛЕ ТА УТОЧНЕННЯ ВИМОГ ДО ВЛАСНИХ БЛАНКІВ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ: НАКАЗ МІНІСТЕРСТВА ФІНАНСІВ УКРАЇНИ ВІД 24.05.1995 № 88 «ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПОЛОЖЕННЯ ПРО ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАПИСІВ У БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ»
Embedded Files
30 жовтня 2026 року набрав чинності наказ Міністерства фінансів України від 02.10.2026 № 514 «Про внесення змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (далі - Наказ № 514), яким внесено зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі - Положення № 88).
Основні зміни стосуються двох аспектів документального оформлення господарських операцій: а) виключення з пункту 2.4 Положення № 88 норми про можливість використання факсимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів та б) уточнення вимог до застосування самостійно виготовлених бланків первинних документів.
У цьому дописі розглянемо зміст внесених змін, їх співвідношення з положеннями цивільного законодавства та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV (далі – Закон № 996-XIV), а також практичні наслідки для суб'єктів господарювання.
a. Виключення норми про використання факсиміле при оформленні первинних документів.
Наказом № 514 із пункту 2.4 Положення № 88 виключено абзац другий, який передбачав можливість використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів у порядку, встановленому законом та іншими актами цивільного законодавства. Водночас виключення цієї норми не встановлює загальної заборони на використання факсимільного відтворення підпису в господарській діяльності.
Частина третя статті 207 Цивільного кодексу України (далі - ЦК України) передбачає, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.
Проте положення статті 207 ЦК України регулюють порядок вчинення правочинів і не тотожні вимогам до оформлення первинних документів для цілей бухгалтерського обліку. Тому навіть якщо сторони погодили використання факсиміле в договорі, під час оформлення первинних документів усе одно потрібно дотримуватися вимог законодавства про бухгалтерський облік.
Практичні наслідки виключення цієї норми полягають у тому, що раніше підприємство могло посилатися на пряму вказівку Положення № 88, яка допускала факсимільне відтворення підпису на первинних документах. Оскільки тепер такого посилання немає, питання про те, чи може факсиміле розглядатися як особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції, вирішуватиметься за загальними вимогами Закону № 996-XIV. За відсутності прямої норми контролюючий орган може поставити під сумнів відповідність такого документа вимогам до оформлення, а підприємству доведеться обґрунтовувати його належність.
З огляду на це підприємствам краще підписувати первинні документи власноручним підписом або кваліфікованим електронним підписом, який відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис, а якщо факсиміле застосовується й надалі, закріпити це в письмовому договорі із зразками підписів відповідно до частини третьої статті 207 ЦК України.
b. Уточнення вимог до самостійно виготовлених бланків первинних документів.
Другим аспектом змін є доповнення вимог до застосування самостійно виготовлених бланків первинних документів (пункт 2.6 Положення № 88). У попередній редакції цього пункту передбачалося, що первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Підприємствам дозволялося документувати господарські операції із використанням самостійно виготовлених бланків за умови, що вони містять обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм.
Наказ № 514 доповнює це правило важливим уточненням, яке змінює критерії оцінювання належності власної форми. Відповідно до нього під час використання самостійно виготовлених бланків потрібно враховувати особливості документального оформлення окремих господарських операцій, установлені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Іншими словами, доповненням підкреслено, що відповідність власної форми загальним вимогам до реквізитів первинного документа не є єдиним критерієм її належного використання. Під час розроблення та затвердження власних форм первинних документів підприємства також повинні враховувати спеціальні правила документування тієї операції, для оформлення якої застосовується відповідний бланк.
Враховуючи вказані зміни, суб'єктам господарювання потрібно провести інвентаризацію власних форм первинних документів і перевірити їх відповідність спеціальним правилам документування відповідних операцій та за потреби внести зміни до таких форм і затвердити їх розпорядчим документом із зазначенням дати набрання чинності. Крім того, варто узгодити з оновленими формами положення договорів про порядок оформлення первинних документів, а також ознайомити відповідальних працівників бухгалтерії з оновленими вимогами та зберігати чинні й попередні редакції форм для підтвердження правомірності оформлення документів за кожен період.
c. Приклад особливостей документування: спрощене оформлення первинних документів за операціями з надання послуг, виконання робіт та найму (оренди).
Прикладом особливостей документального оформлення окремих господарських операцій, які необхідно враховувати відповідно до оновленого пункту 2.6 Положення № 88, є спеціальний порядок оформлення первинних документів за операціями з надання послуг, виконання робіт та найму (оренди), запроваджений Законом України «Про внесення зміни до статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг» від 24.02.2026 № 4791-IX (далі - Закон № 4791-IX), який діє з 1 квітня 2026 року.
Відповідно до абзацу восьмого частини другої статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», за дотримання визначених законом умов відсутність у первинному документі з боку замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) окремих реквізитів не є порушенням вимог до його оформлення. Йдеться про посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, а також їхні особисті підписи чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати таких осіб.
Для цього первинний документ повинен містити дату або період надання послуг, виконання робіт чи найму (оренди), відповідний порядок документування має бути передбачений письмовим договором, а господарська операція - відображена в бухгалтерському обліку в періоді її здійснення.
Водночас таке спрощення не застосовується до документування таких господарських операцій: операцій, оплата за якими здійснюється за рахунок публічних коштів; операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; операцій за договорами будівельного підряду та проектно-вишукувальних робіт; операцій за договорами про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.
Отже, під час розроблення та використання власних форм первинних документів підприємствам необхідно враховувати як можливість спрощеного оформлення, передбачену абзацом восьмим частини другої статті 9 Закону № 996-XIV, так і межі його застосування. Зокрема, якщо підприємство використовує спрощену форму акта для операцій, на які відповідне спрощення не поширюється, такий документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, передбачені законодавством.
Таким чином, Наказом № 514 виключено з пункту 2.4 Положення № 88 норму про факсимільне відтворення підпису та доповнено вимоги до самостійно виготовлених бланків первинних документів необхідністю враховувати особливості документування окремих операцій, установлені Законом № 996-XIV. Практичне значення вищезазначених змін полягає в необхідності адаптації порядку оформлення первинних документів до оновлених вимог законодавства. Підприємствам потрібно переглянути внутрішні процедури оформлення первинних документів, а саме порядок використання факсиміле, а також перевірити та за потреби оновити самостійно розроблені бланки з урахуванням спеціальних правил документування окремих господарських операцій, установлених законодавством. Це дозволить забезпечити відповідність первинної документації чинним вимогам та мінімізувати ризики визнання її оформленою з порушенням установленого порядку.
Детальніше ознайомитися з:
12.11.2026
Google Sites
Report abuse