Із 12 жовтня 2025 року у закордонних паспортах громадян України, які перетинають кордони країн-учасниць системи EES (система електронного обліку в’їзду та виїзду (Entry/Exit System, EES)), більше не проставляються звичні штампи про перетин кордону. Ця новація, пов'язана з переходом на електронну біометричну систему контролю (сканування обличчя та відбитків пальців), створює певні виклики для українського бізнесу, особливо у контексті оформлення закордонних відряджень.

Головна проблема полягає у тому, як тепер правильно підтвердити факт перебування працівника за кордоном та обґрунтувати тривалість відрядження для цілей оподаткування. Відсутність штампів унеможливлює звичний спосіб визначення кількості днів, протягом яких працівник мав право на неоподатковувані добові. Для бухгалтерії та керівництва компаній критично важливо розібратися, якими альтернативними документами потрібно підтверджувати закордонну поїздку, щоб належним чином виплатити добові, так як неналежне документальне оформлення може призвести до значних фінансових ризиків для підприємства.

Таким чином, ключовим моментом для бізнесу є формування надійного пакету документів, який забезпечить безумовне право на неоподатковувані добові. 

Незважаючи на скасування штампів, базові вимоги Податкового кодексу України (ПКУ) залишаються незмінними.  Відповідно до п.п.170.9.1 Податкового кодексу України податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме: а) на відрядження - у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з цим підпунктом.

Нагадаємо, що до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

Сума добових визначається в разі відрядження: - у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Фактична кількість днів відрядження, на яку нараховуються добові, традиційно визначалася на підставі наказу про відрядження та позначок прикордонників. Оскільки останній елемент зникає, на перший план виходить підтвердження самого факту перебування працівника за кордоном. ПКУ дозволяє використати для цього один чи кілька альтернативних доказів.

1.           Незважаючи на зміни у порядку підтвердження факту перетину кордону, наказ керівника підприємства про направлення працівника у відрядження залишається основоположним розпорядчим документом, який є юридичною підставою для самої поїздки та виплати будь-яких пов'язаних з нею витрат, включаючи добові. Наказ повинен бути виданий у встановленому на підприємстві порядку, містити чітко сформульовану мету відрядження, пункт призначення (країна, місто, організація), термін відрядження. Наказ не лише санкціонує поїздку, а й встановлює планову тривалість відрядження, від якої здійснюється попередній розрахунок авансу на добові. У подальшому, всі надані працівником підтвердні документи (квитки, рахунки, посвідчення, тощо) слугують для коригування та підтвердження фактичної тривалості відрядження, яка не може перевищувати термін, визначений у наказі. Таким чином, наказ є незамінним елементом у структурі документального забезпечення закордонних відряджень і має бути обов'язково присутнім у пакеті документів для цілей бухгалтерського обліку та податкового контролю.

2.          На зміну відміткам прикордонників приходять такі основні документи, що підтверджують як факт, так і вартість понесених витрат (що є критично важливим для звільнення від оподаткування):

·            транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

·            документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

·            документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

·            документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

·            інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Таким чином, для безпечної виплати неоподатковуваних добових, роботодавець має забезпечити, щоб працівник надав наказ про відрядження і комплект згаданих первинних документів, які разом підтверджують і ділову мету, і факт перебування за межами України та тривалість цього перебування. За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. 

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

3.          Важливо відзначити, що окрім первинних документів, які підтверджують вартість витрат (транспорт, проживання), чинні нормативні акти передбачають можливість використання додаткових підтверджень факту та тривалості перебування працівника за кордоном. Зокрема, пункт 16.1 розділу ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.09.1998 №59 (далі – Інструкція №59), який містить норми, аналогічні підпункту 170.9.1 Податкового кодексу України, додатково вказує на правомірність застосування наступних документів:

·            довідка від приймаючої сторони – документальне підтвердження від підприємства чи організації, до якої відряджався працівник, про його фактичне перебування за місцем відрядження, що засвідчує виконання службового завдання.

·            службова записка працівника –  внутрішній документ, складений у довільній формі, який містить детальний звіт про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження і має бути обов'язково погоджений безпосереднім керівником відрядженого співробітника.

Хоча ці документи часто мають довільну форму, їхнє значення в умовах відсутності паспортних штампів зростає. Вони слугують додатковим письмовим доказом для підтвердження тривалості перебування особи у закордонному відрядженні, що є критичним для коректного розрахунку та обґрунтування розміру неоподатковуваних добових і, відповідно, для мінімізації податкових ризиків для підприємства під час перевірок контролюючими органами. Таким чином, їхнє включення до пакету підтвердних документів посилює правову позицію роботодавця.

4.         За обставин, коли працівник об'єктивно не має змоги надати повний комплект первинних документів, які зазвичай підтверджують вартість понесених витрат (як-от транспортні квитки чи рахунки за проживання), або коли наявних доказів недостатньо для однозначного встановлення факту і тривалості перебування за кордоном, особливого значення набуває такий внутрішній документ, як посвідчення про відрядження.

При цьому, для забезпечення його належної доказової сили, оформлене посвідчення повинно містити обов'язкові реквізити, що засвідчують як початок, так і закінчення відрядження: Задля забезпечення повної та беззаперечної доказової бази у внутрішньому документі підприємства, як-от посвідчення про відрядження, критично важливим є фіксація всіх ключових етапів службової поїздки. До обов'язкових реквізитів, які мають бути належним чином засвідчені для встановлення точної тривалості відрядження та обґрунтування виплати добових, належать такі:

·            Факт початку відрядження (Вибуття): Чітке зазначення дати вибуття працівника з постійного місця роботи (населеного пункту, де розташоване підприємство-роботодавець). Цей факт повинен бути підтверджений засвідчувальним підписом уповноваженої особи підприємства (наприклад, керівника підрозділу, працівника відділу кадрів чи бухгалтерії) та, за наявності, відбитком печатки, що підтверджує належне оформлення початку виконання службового доручення.

·            Факт перебування та вибуття з місця відрядження: Фіксація дати прибуття до іноземного населеного пункту або організації, яка є місцем відрядження, а також дати та часу вибуття з нього. Підтвердження цього проміжного етапу має бути забезпечене засвідчувальним підписом уповноваженої особи приймаючої іноземної сторони (із зазначенням її посади та розшифруванням) або іншим належним документальним підтвердженням, що має безумовну доказову силу. Цей елемент є безпосередньою заміною штампів прикордонної служби.

·            Факт закінчення відрядження (Повернення): Безпосереднє фіксування прибуття працівника до постійного місця роботи (населеного пункту, де розташоване підприємство-роботодавець). Цей кінцевий етап подорожі також підлягає засвідченню підписом уповноваженої особи підприємства, що підтверджує завершення службового відрядження та визначає його загальну тривалість.

На підприємствах зазвичай затверджені Положення про відрядження, з якими під підпис ознайомлюються всі працівники при прийнятті на роботу. Під час його розроблення користуються Інструкцією про службові відрядження та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59. В цьому Положенні визначається порядок відрядження, перелік документів, які зобов’язаний надати відряджений після повернення, термін подання відповідної звітності про використання коштів, виданих на відрядження.

В контексті скасування штампів, легітимність такого внутрішнього підтвердного документа, як посвідчення про відрядження, може бути додатково зміцнена шляхом розроблення та затвердження чи вдосконалення внутрішнього Положення про відрядження. У цьому локальному нормативному акті підприємству доцільно передбачити окремий пункт (або розділ), який чітко закріплює, що посвідчення про відрядження, оформлене згідно з встановленим на підприємстві порядком та з наявністю всіх необхідних підписів і печаток (за наявності), визнається основним або достатнім документом, що підтверджує факт та термін перебування працівника у закордонному відрядженні для цілей визначення кількості днів нарахування неоподатковуваних добових. Такий підхід забезпечує внутрішню узгодженість документообігу та є вагомим аргументом під час податкових перевірок, мінімізуючи ризики визнання добових оподатковуваним доходом працівника.

5.          Ще одним із способів для підтвердження факту перетину кордону є довідка Державної прикордонної служби України. Раніше така практика застосовувалася для країн, де штампів у паспорті не ставили. 

Отримати довідку може лише сам працівник або його представник за довіреністю. Інформація про перетин кордону конфіденційна і без згоди особи не надається третім особам. Звернення можливе поштою або електронною поштою, у такому разі заява обробляється протягом 30 днів, а відповідь надсилається письмово. Процедуру можна прискорити, подавши заяву особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.

В контексті зазначених вище змін та з огляду на правові наслідки впровадження системи EES, формується такий принциповий висновок для суб’єктів господарювання. Фактичне скасування штампів про перетин кордону в паспортах кардинально змінює підхід до податкового контролю закордонних відряджень. Доказове навантаження щодо правомірності виплати неоподатковуваних добових повністю перекладається на первинні та внутрішні розпорядчі документи підприємства. У процесі податкової перевірки фіскальні органи будуть обмежуватися виключно аналізом наявності та належного оформлення комплекту документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні. Відсутність або неналежне оформлення цього пакету документів, які б однозначно підтверджували факт і термін перебування працівника за межами України у зв'язку із виконанням службового доручення, автоматично створює обґрунтовані сумніви щодо правомірності виплати неоподатковуваних добових. За таких обставин, сума добових, виплачена працівникові без належного документального підтвердження, може бути кваліфікована податковими органами як додаткове благо, що тягне за собою обов'язок нарахування та сплати податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору за рахунок роботодавця. Таким чином, належне документальне забезпечення відряджень стає критичним елементом податкової безпеки бізнесу.