Кожен платник ПДВ стикався з ситуацією, коли надіслана на реєстрацію в Єдиному реєстрі податкова накладна «Заблокована» (реєстрація зупинена), а платнику податків запропоновано надати контролюючому органу пояснення та копії документів, достатніх для прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Пропоную розглянути основні помилки, які можуть бути допущені платником податків при поданні пояснень та копій документів для «Розблокування» податкової накладної:

1. В поясненні не надаються короткі відомості про платника податків-постачальника, основні види діяльності. 

2. Не надаються відомості про матеріально-технічну базу, наявність трудових ресурсів для здійснення діяльності за відповідним  КВЕД - наявність приміщень,  обладнання, земельних ділянок, транспортних засобів, інших об’єктів оподаткування (активів) що використовуються у господарській діяльності. Також варто зазначити про кількість працівників, середню заробітну плату,  надати штатний розпис.

3. Не надаються дозвільні документи, які має постачальник, та наявність яких необхідна для здійснення діяльності за відповідним  КВЕД, а саме: ліцензії, сертифікати, дозволи, допуски, посвідчення, тощо.

4. Ігнорування причин зупинки реєстрації податкової накладної, котрі зазначені в квитанції до «Заблокованої» податкової накладної. Аналіз інформації про причини зупинки дозволить розставити пріоритети при описі операції.

5. Неповний опис операції за якою складено податкову накладну. Описуючи операцію можна використовувати  підхід «звідки, хто, де, кому»:

звідки отримано товар, послугу, сировину (тобто відносини з постачальниками);

хто безпосередньо задіяний у господарській діяльності (наявність трудових ресурсів та підрядників);

де здійснюється господарська діяльність (наявність виробничих ресурсів, обладнання, складських приміщень);

кому реалізовано товар, послугу (відносини з покупцями).

6. Обов’язковим є надання документів, що стали підставою для складання податкової накладної (котрі підтверджують настання першої події), це може бути:

видаткова накладна,

акт виконаних робіт (наданих послуг),

банківська виписка, що підтверджує отримання коштів за відвантажений товар (надану послугу).

7. Документи, на які є посилання в поясненні слід надати разом з поясненнями на розгляд контролюючого органу як додатки (договори, ТТН, накладні на придбання товару та сировини, субпідрядних робі,). 

8. Якщо на дату надання пояснення оплата за відвантажений товар не здійснена, або товар за який одержано авансову оплату ще не відвантажено то про це слід зазначити в поясненнях, щоб обґрунтувати причини ненадання документів по постачанню/оплаті на розгляд контролюючого органу.

9. Документи, що додаються в якості додатків слід перелічити в поясненні із зазначенням їх реквізитів.

Врахування вище вказаних рекомендацій допоможе сформувати пакет документів, на підставі якого контролюючий орган зможе прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних, а в разі негативного рішення – підставою для успішного адміністративного чи судового оскарження рішення про відмову в реєстрації податкової накладної в Єдиному реєстрі.